能代市議会一般質問 > 2015年 > 9月定例会

ペーパーレス会議等の試験的運用について

※下記のやりとりは議事録から抜粋したものであり議会の公式記録ではありません。

ペーパーレス会議等の試験的運用について関連事項をお伺いいたします。私自身、2008年に能代に戻りまして非常に驚いたことがあったのですが、どの会議に参加しても紙ベースで行われていたことです。PCはもちろんのこと、ホワイトボードを使ってお互いの解釈に違いがないように、相互理解を深めながら議論を進めていくのが都市部の当たり前の会議スタイルです。前回6月定例会の一般質問でも、ICTの利活用を積極的に進めていくべきだと提案してまいりましたが、行政に限らずさまざまな団体においてもまだまだ紙ベースの会議や検討会、あるいは協議会が多いように見受けられます。ただし、私自身も一概に紙ベースの会議が全て悪いとも言い切れておりません。というのも、業務のうち単純作業においては自分で考えずとも誰でも同じ成果を得ることが最重要であり、それを目的にマニュアルづくりを整備するわけですが、その際ICT云々より紙で済ませたほうが早いケースも相当あり得ると考えております。よって、全てが全てペーパーレス化を目指すものではありませんが、それでもなお当局内のあらゆる会議等においては、十二分に経費削減の余地があると認識しております。
 そこで、ペーパーレス会議等を当局内で進めていく上で、次の事項についてお伺いいたします。
 1、市のあらゆる会議においてタブレット等の利用による電子化を進める際、メリット・デメリットをどのように考えているか。
 2、費用対効果が高く、導入時期が早いほどメリットを享受できるが、まずは試験的導入から早期実現すべきでは。
 以上、2点につきましてお伺いし、通告に基づきまして第一質問を終わります。御答弁をよろしくお願い申し上げます。(拍手)

ペーパーレス会議等の試験的運用についてのうち、市のあらゆる会議においてタブレット等の利用による電子化を進める際、メリット・デメリットをどのように考えているかについてでありますが、地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会が平成24年3月に取りまとめた報告書によりますと、会議のペーパーレス化のメリットとして資料の準備時間や紙の使用料の削減等の効果が期待できるとしております。しかし、タブレットを導入している先進自治体の事例等から、費用や労力の削減等に関して定量的な評価を確認することは困難であります。また、デメリットや解決すべき課題としては、タブレットやペーパーレス会議システム等の新たな設備に係る財源の確保、紙媒体の電子化及び複数媒体の使い分け等に伴う作業量の増加、タブレット紛失等による情報漏えいの懸念等が考えられます。
 次に、費用対効果が高く、導入時期が早いほどメリットを享受できるが、まずは試験的導入から早期実現すべきではについてでありますが、ペーパーレス会議は先ほど申し上げたとおりメリットが考えられる一方で解決すべき課題もあります。当市のペーパーレスの取り組みとしては、合併前の旧両市町において電子掲示板やメールを利用し、通知文等のペーパーレス化を実施すること、コピー用紙の両面利用や書類等の裏面利用の励行、会議資料の作成部数の縮減等を実施しており、新市に引き継がれております。いずれにいたしましても、試験的な導入であっても一定規模の設備が必要となるほか、本市における円滑な会議運営を考えた場合、参加者や会議主催者の実情に配慮する必要もあります。したがって、今後は新たな設備の導入や運用方法に関する課題を見極めるとともに、ICTの技術動向や導入事例等の情報収集に努め、必要性、緊急性、費用対効果等の観点から利活用の検討を図ってまいります。

2番ペーパーレス会議等の試験的運用について。この中の1番、メリット・デメリットをどのように考えているかというところですが、さまざまなメリットとデメリットを御答弁いただきました。この中で、市長はこれはメリット・デメリットを俯瞰して判断した場合、総合的にはどのように評価なさっているのでしょうか、お考えを聞かせてください。
 最後に2番、費用対効果が高く、導入時期が早いほどメリットを享受できるが、まずは試験的導入から早期実現すべきではにつきましての再質問ですが、そもそもこのペーパーレス化による最も大きなメリットは何だと捉えられていらっしゃるのでしょうか。こちらについてもお聞かせください。

ペーパーレスの会議でもって総合的な判断、これは一番わかっているのは佐藤議員が一番わかっていると思うのですが、メリット・デメリット両方あると思うのですね。ただ、私どもみたいに年いっている人間からすれば、非常に機械の操作がうまくできないとか、それからやっぱり皆さん方ですと、若い人たちですとタブレットでもそうですけれども、あの中に例えば一つの図面があったときに、それを相関的に見ることができるのかもしれませんが、私などはどうしても映っているものしか見れませんから、やはり大きな資料とか見るときとかそういったときには、どうしても全体の把握は難しい。それから、やっぱり操作が難しいという点はあろうかと思います。ただし、ほかのメリットとしては時間的な節約だとか、それから費用の節減だとか、ペーパーレスだとか、先ほど言ったようなそういうメリットもありますので、これは今後その総体的なものを加味しながら検討していかなければならないと思っております。
 それから、試験的導入の大きなメリットというのは、今申し上げたとおりメリット・デメリットがあるわけでありますけれども、その中でいつまでも我々年輩の者が食わず嫌いという形ではなくして、それは本当に行政の効率化、さらには財政的な面で非常に効果のあるものだとすると、そういう食わず嫌い的なところではなくして、自分たちもそういうものに参画していくとういことが大事なことだろうと思うのです。ただ、今申し上げたように、メリットもありますけれどもデメリットと思われる面もありますから、その辺のところをやっぱり総合的に判断した上で、市役所としてそれを活用することがいいのかどうか、それは今後の検討課題とさせていただきたいと思います。以上であります。

ペーパーレス会議等の試験的運用について。1番、メリット・デメリットについて再質問をさせていただいたわけですが、このペーパーレス化は私は非常に喫緊の課題だと思っております。というのは、私のほうでどれくらい実際に費用対効果があるのか試算させていただきました。こちら、また後ほど資料のほうお配りいたしますので御熟読いただきたいのですが、これは福岡県のとある市の試算なのですけれども、例えば配付対象70部、総数1年間3,700枚の資料を刷ったとします。そうしますと、25万9000枚の資料が必要になります。それらにかかる経費というのが、コピー用紙やあとは印刷代、その他もろもろの費用を含めまして、約ですけれどもざっくり240万円程度かかるそうです。この場合、タブレットを22人分用意した場合どれくらいの初期費用がかかるか算出したのですが、やはり大体250万円くらいだったのですね。ということは、今まで紙や印刷代に使っていた費用でタブレットとペーパーレス化の初期投資はできるということです。もちろん、これは初期投資の話をしておりますので、2年目、3年目以降は明らかに費用が削減できます。さらには市長の答弁でもございましたが、私はペーパーレス化の一番のメリットというのは、時間の捻出だと思います。その印刷にかかる時間、配付する時間、それらを考えますと非常に業務の短縮になり、職員の負担軽減にも一役買えるのではないかなと感じております。その時間を捻出することで何ができるか、もちろん以前似たような質問をしたような記憶があるのですが、時間を捻出することで何ができるかといいますと、そのほかの事業に対して集中的にお仕事ができます。例えば人と会ったり、さらなる知見をふやしたり、質の高い事業や業務を遂行できるのではないかなと考えておりますが、こんな背景も踏まえまして市長はこのペーパーレス化をいち早く導入すべきかどうか、再度お伺いをいたします。よろしくお願いいたします。

ペーパーレス会議等の試験的運用のメリット・デメリットにつきまして、今経済波及効果について教えていただきました。ありがとうございます。ほとんど初期費用については、そういうペーパーレス化によって費用が負担できて、その後はある意味では非常に経済効率も高まるということでお話いただきまして、非常に参考になりました。今我々にとって一番非常に大きな課題の一つに、この間新聞にも載っていましたけれども、職員の定員適正化計画というものがありますけれども、現実に昨日もちょっと話題になったのですけれども、職員の仕事はふえるけれども、職員定数は減っていく。非常に職員の事務量が増大して、負担が大きくなってきています。その結果として、大変残念なのですが精神的に病む職員も出てきているのが現実です。そういう中で、やはり職員のそういう仕事の効率化が図られて、時間が削減できて、そして仕事量をある程度キープできるけれども、時間的には束縛が薄くなるというのは大変すばらしいことだと思いますので、その辺も含めて今後の検討課題とさせていただきたいと思います。以上であります。

プロフィール

佐藤ともかず

     

昭和53年1月31日 能代生まれ。41歳。河戸川在住。趣味は読書と温泉、弓道と民謡に興味あり。秋田高専を卒業後、国交省(旧建設省)に勤務。その後IT関連企業を経て2008年帰能。地域のIT力向上を目的にweb制作を主軸とした合同会社ゴーゴーウェブマーケットを設立。 2016年1月に代表を退き、現在は一般社団法人防災教育普及協会会員、公益社団法人秋田犬保存会会員として活動中。2019年9月より日本維新の会一般党員として入党。

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